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2017年03月22日

Dropboxの基本の「き」:導入方法|メニューバーのアイコンが消えたり、点滅したりしたときの対処法

私の場合、資料をたくさん広げるものは大画面のiMacを、ちょっとした原稿書きやウエブサイトいじりはMacBookを使っています。MacBookはソファーに座って、楽な姿勢で使います。
こういう場合、便利なのがDropboxです。2台のパソコンでデータを共有できるからです。
また、パソコンがいきなり壊れても、データは失われないので安心。Dropboxの導入は簡単です。

Dropboxの導入方法

1.Dropboxにアクセスします。
https://www.dropbox.com/ja/

2.登録します(無料)。


このままでも使えますが、ファイルはアップできますが、フォルダはアップできません。
たくさんのデータをフォルダでまるごとドカンとアップしたければ、有料版に入会です。年間で1万2000円なので、よく使う人なら、どってことのない値段でしょう。
有料版にもいろいろコースはありますが、よほど仕事で動画を大量に使う人でもない限り、一番安いコースで十分です。
(無料版のままでも、面倒を厭わなければ後述する方法でフォルダをつくり、コチコチと丹念にファイルをアップしていくこともできます。)

3.パソコンにデスクトップアプリをダウンロードします。2台、3台…とパソコンがある場合は、それぞれにインストールします。
https://www.dropbox.com/ja/help/4454


私のように2台パソコンがあっても、所有者が同じ場合は、とくに何もせず、同期されるはです。

4.メニューバーにDropboxのアイコンが表示されます。
ドロップボックスアイコン.png

クリックして、さらに左の四角(フォルダマーク)をクリック。
Photos、works、Publicの3つのフォルダがあるはず。
dropbox.png

仕事用はworksに入れましょう。Publicには、雑多なものを何でも突っ込む人が多いようです。これでほかのパソコンと共有できるようになります。
データをデスクトップに置くとパソコンが重くなりますが、Dropboxに移すことで軽くなり、速くなるというメリットもあります。

いちいちDropboxを開けるのが面倒なら、右クリックでエイリアスをつくってデスクトップに置くようにします。本体がDropboxの中にあれば、当然、エイリアスにも反映されるので、いちいちDropboxの中を開けなくてもよくて便利です。これはまさに、パソコンのデスクトップ同士がつながっている感覚です。
ただし、エイリアスは「影」ですから、それを本物だと思い込んでしまうと、いずれデータ紛失の原因になります。ひとつの作業が済んだら削除する習慣をつけた方がよいでしょう。

Dropboxの使い方 初期注意点

Dropboxは、無料・有料それぞれ規定の量までデータを保管することができます。だだし、注意すべきはそれぞれのパソコンのハードディスクの量までしか、パソコン上で見ることはできません。ハードディスクの量が足りないときは、「ハードディスクが不足しています」と出ます。とくにノートパソコンはハードディスクの容量が少ないので、すぐこうなります。
「Dropboxに大量にデータを保管できても、見られないんじゃ意味ないじゃん」と思うかもしれません。そういうわけではなく、どのデータと同期するか、自分で選んで利用するわけです。
次のようにやります。

1.メニューバーのDropboxのアイコンをクリックし、右側の歯車マークをクリック。
歯車.png

2.「基本設定」をクリック。
基本設定.png

3.「アカウント」(人型マーク)をクリック。
アカウント.png

4.選択型同期「設定を変更」をクリック。
5.出てきた画面から、それぞれのパソコンと同期させる(それぞれのパソコンで見られるようにする)ものにチェックを入れる。

チョイス.png


メニューバーのDropboxのアイコンが消えたときは?

原因の多くはシステムの軽いトラブルです。パソコンを再起動させれば、たいてい直ります。再起動してもメニューバーに出てこないときは、システムフォルダのアプリケーションなどからDropboxを探してクリックし、起動させます。

アイコンが消えたり、点滅したりしたときは?

Dropboxでは情報を共有しているパソコンを自動で同期させます。パソコンAで書き換えたデータをパソコンBで見られるのは、そのためです。
しかし、同期には若干の時間が必要です。文字テキストはすぐ済みますが、重いデータの同期には多少の時間がかかります。
同期中はメニューバーのアイコンが矢印がグルグル回っているような感じになります。

注意すべきは同期が済んでいないうちに、パソコンAで書き換えたり、パソコンBで書き換えたりすること。内容を書き換えたり、ファイル名やフォルダ名を書き換えたりして激しく使うと、Dropboxの処理が追いつかなくなります。そして、メニューバーのアイコンがかすれたり、点滅したりします。
こういうときはあわてず、1時間か2時間か、夜だったら寝てしまうとかして時間を置けば、いつの間にが同期されて解決します。
それでもダメなときはアプリを再インストールするとよいと公式サイトに載っていますが、私はそこまで行ったことはありません。


共有設定のやり方

共有設定は、次のような手順で行います。

1.フォルダをつくる。
ドロップボックスのアイコンをクリックして画面を開きます。そして、上の歯車マークをクリックし、項目の中から、「新規フォルダ」をクリックして、共有するフォルダをつくります。
(Photos、works、Publicだって共有できます。)
新規フォルダ.png

2.共有設定をする
つくったフォルダを右クリックします。するといくつかの項目が表示されるので、「共有」を選びます。
ここに共有する相手の名前やメルアドなどを入れます。相手はもちろんDropboxのアカウントを持っている人に限ります。
メッセージを入れて、「共有」をクリックします。
共有設定.png


Dropboxの使い方いろいろ

同じ会社の複数のパソコンで共有するには?
Dropboxでフォルダを共有すれば、共同でプロジェクトを進めるのに便利です。共有だけなら、社員それぞれのアカウントを作成すれば、無料のDropbox basicでできます。
Word、Excel、PowerPointくらいであれば無料で持てる2GBで十分ですし、他の人を紹介するだけで500MBとか増えますから、お互いに紹介し合って10GB以上にして無料で使っている人が大半です。
友達紹介については、次の公式ヘルプを参照してください。
https://www.dropbox.com/ja/help/54

まずは無料のアカウントを作成し、ほかの人にDropboxを紹介しまくることで容量を増やします。それで容量が足らなくなったら有料版へという流れです。
たいていは写真や動画を置いて置く場所がほしくなるか、私のように仕事ユースでフォルダごとまとめて、どんどこアップしたくなり、有料版にするケースが多いようです。

その気になれば、会社のアカウント1本で全社員が使うこともできます。しかし、1つのアカウントを複数の人が使うと、データを誰もが書き換えることができるため、逆にトラブルの原因にもなります。ですから、アカウントは別にするのが一般的です。

会社と社員の自宅で共有するには?
自宅のパソコンで無料でアカウントを作成し、フォルダを共有設定をすればOKです。共有設定はフォルダでも、ファイルでもOKです。


Dropbox利用の留意点

Dropboxは非常に信頼性が高く、データが飛んだという事故は聞いたことがありません。周囲の人も「10年使っているけど、問題ないね」と言っています。
しかし、世の中に「絶対」はありませんし、Dropboxだと共有しているパソコンのどれかで上書きすると、すべてのパソコンでそれが反映されてしまいます。
「あ、しまった。少し前の時点のデータがほしい!」ということもありますから、データは時々パソコンにコピーするようにしましょう。

この場合、デスクトップにコピーすると、パソコンの動作性が落ちますから、Macだったら「書類」の中などに入れるようにしましょう。
posted by たぬたぬ at 14:02| Comment(0) | TrackBack(0) | 日記 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする